New Work im Spannungsfeld von Homeoffice und Remote-Arbeit – Teil 2

Auf Twitter gab es neulich von Inga einen spannenden Tweet zum Thema Remote-Work, auf den sehr viele Menschen mit zahlreichen Tipps, Tricks und Workhacks reagiert hatten. Das Thema scheint nach wie vor großes Interesse zu genießen und führt zu allerlei kreativen Ansätzen, wie Menschen ortsungebunden zusammen arbeiten können. Ich starte mit einem theoretischen Rückblick auf meinen ersten Artikel und stelle euch dann eine Liste an Werkzeugen zur Verfügung, die ihr mal ausprobieren könnt, viel Spaß!

Menschen lieben echte Begegnungen

Beim letzten Mal hatte ich aus meinem eBook zum Thema New Work referiert und kritisiert, dass Individuen sich im Namen der neuen Arbeitswelt gerne versuchen von ihren Teams unabhängig zu machen. Hier wird die Selbstorganisation semantisch etwas auf den Kopf gestellt, sieht schließlich jedes agile Rahmenwerk vor, dass sich Teams zu Ereignissen kontinuierlich treffen, weil die Informationsweitergabe und auch konstruktives Feedback am besten von Angesicht zu Angesicht funktioniert. Die Schlussfolgerung: Wir können auch in der neuen Arbeitswelt nicht ausschließlich zu Hause arbeiten! Oder doch?

Menschen lieben echte Begegnungen, weil es uns bei realen Treffen am leichtesten fällt, Vertrauen aufzubauen, Beziehungen zu pflegen und Verständnis für unser gegenüber zu entwickeln. Dazu haben wir verschiedene Antennen und können durch Beobachtung und Aufmerksamkeit eine Verbindung herstellen. Dies ist Futter für unsere Motivation und das Wir-Gefühl. Einander zu kennen bedeutet, besser für die andere Person mitdenken und entscheiden zu können, auf Bedürfnisse angemessen reagieren zu können, etc. – echte Begegnungen geben uns Orientierung. Die meisten von uns werten sie daher als echten Gewinn und die erste Wahl, für den Aufbau eines Teams, das Einschwören auf ein gemeinsames Ziel und auch den Aufbau einer Organisation. Doch das Leben ist komplex geworden und im 21. Jahrhundert gibt auch auch andere Dinge von Wert, die für uns Priorität haben können, sowohl privat als auch aus unternehmerischer Sicht.

Die Perspektive erweitern

Viele von uns arbeiten in einem globalisierten Markt, der über unser regionales Umfeld hinaus geht. Folglich würde jede Organisation, die lediglich in ihrer lokalen Blase bleibt, auch nur dort wirksam werden. Menschen sind jedoch immer schon in Bewegung geblieben, um an verschiedenen Orten zu wirken und tätig zu werden. Wohl wissend, dass sie sich nicht zerteilen können, sind sie den Preis eingegangen, zu einem anderen Ort zu reisen, um dort aktiv zu sein. Eine Investition, die sich oft ausgezahlt hat und im Grunde auf den gleichen Erkenntnissen wie oben beruht: An einem neuen Ort zu sein, bedeutet andere Menschen treffen und mit diesen etwas aufbauen zu können.

Wenn wir über Remote-Work nachdenken, sollten wir uns über die unterschiedlichen Systeme Gedanken machen, für die wir eine Verantwortung haben. Und das bedeutet mit dem heutigen Zeitgeist gesprochen, dass es für uns persönlich auch einen hohen Stellenwert hat, wieder mehr Präsenzzeit in unser Privatleben einzubauen. Hier sind wir ebenfalls kreativ, werkeln, singen, tanzen und laden uns bei diversen Aktivitäten positiv auf. Dies setzt Energien frei, die sich immer konstruktiv auf unser Berufsleben auswirken. Umgekehrt beginnen wir oft an unserem Job zu zweifeln, wenn er uns nicht ausreichend Freiheiten gibt, so dass eine Organisation langfristig das Risiko eingeht, uns als Arbeitskraft zu verlieren, welch Verschwendung!

Wenn wir unsere Perspektive also erweitern, dann ist Remote-Work mehr als Homeoffice oder Abwesenheit. Es ist ein Abwägen, welches System unsere Anwesenheit am meisten benötigt oder ein Priorisieren dessen, welches System uns langfristig am meisten motiviert und alles in allem eine Investition für die wir uns bewusst entscheiden.

Doch wie lässt sich jetzt ein Verantwortungsgefühl aufbauen, wenn ich mich tatsächlich entschieden habe, von einem anderen Ort aus zu arbeiten, als meine Kolleg*innen? Die Nutzung von Telefon, Emails und Instant Messaging ersetzt keine echten Begegnungen und kann somit auch schwer echte Gefühle auslösen. Wie können also Organisationen geeignete Räume für die Zusammen-Arbeit bereitstellen, wenn nicht alle an einem Ort gemeinsam arbeiten können? Ich möchte euch zwei Szenarien und mögliche Vorschläge skizzieren.

Szenario 1: Tägliche Treffen sind möglich

Stellen wir uns im Szenario 1 vor, dass wir theoretisch alle an einem Ort sind und sogar ein gemeinsames Büro für alle in Reichweite zur Verfügung haben. Bei der New Work Academy sieht das z. B. genau so aus. Wie in Teil 1 beschrieben, können wir mit Blick auf Tuckman strategisch entscheiden, ob es gerade sinnvoll ist, sich regelmäßig im Büro zu treffen oder wir uns in einer Teamphase befinden, in der der Austausch von Angesicht zu Angesicht nicht zwingend notwendig erscheint. Mit Blick auf ein verbindendes Miteinander und die Leidenschaft für unsere gemeinsame Vision, brauchten wir nach der Gründung eine intensive Phase des Kennenlernens und Auseinandersetzens. Inzwischen sehen wir uns vor allem zu strategischen Meetings, um uns auf neue Ziele einzuschwören, Erfolge zu feiern oder neue Kooperationen mit anderen zu schmieden. In Szenario 1 ist die Entscheidung für Remote-Work also dynamisch-strategisch. Daher finden auch regelmäßige Präsenz-Retrospektiven statt, in denen wir gemeinsam inspizieren können, ob wir die nächste Iteration physisch getrennt voneinander arbeiten wollen oder nicht.

Fazit: In Szenario 1 können wir auf Stimmungen und Situationen flexibel reagieren und den Grad an Remote-Work je nach Bedarf anpassen. Folgende Strategien machen daher aus meiner Sicht Sinn:

• Ausreichend Zeit beim Start eines neuen Teams mit großzügigen Präsenzzeiten einräumen (Forming).
• Nach jeder Lieferung von Ergebnissen oder Meilensteinen sowie Iteration werden in Präsenz-Retrospektiven die Erfahrungen ausgetauscht und können die Vorgehensweisen und Freiheiten je nach Bedürfnis der Gruppe angepasst werden.
• Veränderungen im System oder Team sollten mit echter Face-to-Face Auseinandersetzung geklärt werden.
• Wenn ihr ein starkes Gefühl von Klarheit spürt und euch als Team auf etwas einigen und fokussieren konntet, genügen kurze tägliche Telefonate zur Synchronisation.
• Remote-Pairings sind als Wissenstransfer geeignet, um gemeinsam mit einem Tool an etwas zu zweit oder zu dritt zu arbeiten.
• Mit wechselnden Tandempartner*innen könnnt ihr euch zusätzlich austauschen und alle Kontakte gleichmäßig pflegen.

Vorteile:

• Alle Teammitglieder können die Vision und ihre beteiligten Kolleg*innen regelmäßig hautnah mit all ihren Sinnen erleben.
• Ein persönliches und gemeinsames Commitment entsteht, da Vertrauen von Beginn an durch persönliche Treffen schneller aufgebaut wird.
• Veränderungen sind für alle leichter wahrnehmbar, so dass das Team rechtzeitig seine Strategien anpassen oder neu ausrichten kann.
• Konflikte werden schneller erkennbar und können direkt bearbeitet werden.
• Die Hürden Hindernisse sichtbar zu machen und anzusprechen sind kleiner.
• Niemand verliert den anderen aus dem Blickfeld.

Szenario 2: Direkte Begegnungen sind nur selten möglich

Menschen haben inzwischen eine Reihe von Strategien entwickelt, wie sie die virtuelle und synchrone Arbeitszeit so nutzen können, dass Präsenztermine nur noch selten nötig sind. Wenn wir ortsungebunden zusammenarbeiten wollen, dann scheint der Schlüssel also in Ritualen zu bestehen, die uns das Gefühl geben, im gleichen Raum zu sein oder zumindest einen Raum zu fühlen, in dem wir den Kontakt aufbauen und persönlich gestalten können.

Szenario 2 soll also jene Situation beschreiben, in der wir als verteiltes Team arbeiten und z. B. nicht in der gleichen Stadt wohnen. Vielleicht sind wir sogar auf verschiedenen Kontinenten oder permanent unterwegs. Die Gretchenfrage ist also, wie können wir unseren hohen Standard unserer Arbeitsbeziehungen aufrechterhalten, ohne uns regelmäßig Face to Face gegenüberzustehen? Wie können wir unsere Biologie hacken, die sich die Wahrnehmung der Kolleg*innen mit allen Sinnen und vor unserer Nase wünscht?

Metaebene

Akzeptiert zunächst einmal die Entscheidung, dass ihr in Zukunft getrennt voneinander arbeiten werdet und visualisiert euch die Vorteile, die es mit sich bringt! Vielleicht könnt ihr jetzt endlich einen Hund haben oder mit eurer Band auf Tour geben? Bei Remote-Work geht es um die Steigerung eurer Lebensqualität bei gleichzeitigem Nutzen für die Organisation. Sorgt auf jeden Fall für eine stabile und hochwertige Internetverbindung, denn ohne die wird die virtuelle Zusammenarbeit nur halb so positiv.

Die Entfernung zu euren Kolleg*innen verändert ansonsten in keinster Weise eure Aufgaben, was das Teambuilding betrifft. Nehmt euch angemessen viel Zeit, um euch kennen zu lernen und verstehen zu können. Falls möglich, trefft euch am Anfang einmal und erlebt etwas Gemeinsames. Falls das nicht geht macht einen virtuellen Film- oder Gameabend! Fragt alle nach ihren Bedürfnissen und wie sie sich ihre Remote-Arbeit vorstellen. Wer braucht was? Vielleicht bringt auch jemand schon gewisse Erfahrungen mit und kann Ideen einbringen! Führt ergänzend dazu Retrospektiven ein, um neue Erfahrungen in regelmäßigen Abständen zu reflektieren und eure Strategien gemeinsam anzupassen. Versucht es mit einem Videocall, bei dem alle zugeschaltet sind.

Die ersten Tage

Ohne gemeinsames Ziel funktioniert nichts. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht, dass ich für die Arbeit im Homeoffice mich noch viel mehr mit der Vision und der Mission meines Unternehmens identifizieren muss, um konzentriert und motiviert arbeiten zu können. Macht dazu also auf jeden Fall in den ersten Tagen einen virtuellen Workshop, wenn ihr euch nicht dafür treffen könnt, um die Richtung und gemeinsame Aufgabe zu klären!

Macht ferner transparent, wann man euch erreichen kann, vielleicht braucht ihr Sprech- oder Kernarbeitszeiten, in denen ihr euch anrufen oder miteinander chatten könnt?

Nutzt außerdem die Chance euren Bildschirm mit anderen zu teilen und euch gemeinsam in Kooperationstools einzuarbeiten. So könnt ihr voneinander lernen und habt verschiedene virtuelle Plattformen auf denen ihr euch begegnen, Fortschritte sichtbar machen und gemeinsame Prozesse abbilden könnt. Manche Organisationen arbeiten auch mit virtuellen Büros, die visualisieren, ob man sich gerade in der Pause befindet, etwas liest oder mit ein*er Kund*in spricht. Alles in allem solltet ihr trainieren, für eure Kolleg*innen mitzudenken, euch mitzuteilen und dementsprechend im Chat sinnvolle emotionale Botschaften senden: Auf diese Weise gelingt es uns, mit sorgfältiger sowie kontinuierlicher Kommunikation und etwas Geschick, die technischen Barrieren und die Distanz zu überwinden.

Hackt eure Biologie!

Euer Gehirn will Spaß und ist hauptsächlich daran gewöhnt, Freude durch echte Begegnungen zu erleben. Trickst es etwas aus, indem ihr lustige virtuelle Rituale einführt. Schickt euch jeden Tag ein Foto von einem Kleidungsstück, was ihr anhabt, führt virtuelle Kaffeepausen ein, stellt euch jeden Tag eine lustige Frage, die jeder im Team beantworten soll oder macht ein Chat-Roulette, bei dem ihr euch durch Zufall mit einer Kolleg*in täglich 15 Minuten über not-job-related-topics austauscht, um euch kennen zu lernen. Und wenn ihr mal im Urlaub seid, dann teilt doch mal ein Foto übers Netzwerk. Je mehr Leichtigkeit ihr bei der Remote-Arbeit spürt, desto besser und oft brauchen Menschen einen größeren off-topic-Bereich, in dem sie rumblödeln, Quatsch machen sowie lustige Fotos und Links teilen können.

Orientierung schaffen

Wir hatten oben über das Thema Orientierung gesprochen und somit solltet ihr dafür sorgen, dass ihr am Anfang und Ende jeder Arbeitswoche einen längeren und vielleicht täglich einen kurzen Check-In macht. Dazu reicht im kleinen Format die Auskunft über euren Standort, das heutige Thema, wo es gerade klemmt und mit wem ihr heute gerne sprechen würdet sowie eure aktuelle Stimmung. Am Ende der Woche könnt ihr gemeinsam auf eure Ergebnisse schauen und für ein regelmäßiges Feedback sorgen. Wichtig ist, dass ihr gemeinsame Rituale einführt, die vor allem Raum für persönliche Gespräche geben, aber auch Strukturen für die Zusammenarbeit sichtbar machen. Von Scrum Teams kennen wir das als Daily-Scrum und anderen wiederkehrenden Ereignissen, die das Team zusammenschweißen. Möglicher Weise bietet es sich auch an, gewissen Tagen ein Label zu geben: Creative-Friday, Greeting-Monday, etc. – Dadurch könnt ihr euch als Team gegenseitig in eine für euch nützliche Richtung stubsen.

Schwierigen Situationen vorbeugen

Gewaltfreie Kommunikation bedeutet nicht, dass man höflich miteinander spricht, sondern, dass man lernt, sich in den anderen und seine Bedürfnisse hineinzuversetzen. Wenn ihr also nicht dem üblichen Internet-Effekt erliegen wollt, bei dem schnell Gefühle in den schriftlichen Diskussionen hochkochen, dann führt sogenannte Clean-Air-Meetings durch und übt gemeinsam die vier Schritte der GfK. Zusammenfassung aller Remote-Work Hacks

• Am Anfang jede*n einzelne*n proaktiv fragen, was sie/er zur Remote-Work braucht oder an Wissen mitbringt.
• Regelmäßige Retrospektive mit Videocall, bei dem alle zugeschaltet sind.
• Kickoff mit echtem Treffen – falls nicht möglich virtueller Film oder Game-Abend.
• Virtuelle Führung mit Webcam durchs Büro oder gegenseitig vom persönlichen Arbeitsraum.
• Klärt die Mission der Organisation, die Vision eures Produkts und das Teamziel und zwar regelmäßig, um euch zu motivieren und an einem Strang zu ziehen.
• Nutzt Kooperationstools, wie z. B. Slack, Trello, Skype, Donut, Mural oder Steam 😉
• Schafft Transparenz durch gemeinsame Strategie-Boards, ggf. physisch mit einer Webcam darauf gerichtet.
• Onboarding: Arbeitet euch mit geteilten Bildschirmen zu zweit oder zu dritt ein.
• Erreichbarkeit transparent machen: Ggf. Sprech- und gemeinsame Arbeitszeiten festlegen.
• Täglich oder zumindest zum Wochenstart und Wochenende ein Check-In und Check-Out.
• Übt euch in kontinuierlicher Kommunikation, lest euch gemeinsam ein und diskutiert Modelle wie WOL, Theorie U, TZI oder das Quadrant-Modell.
• Sendet regelmäßig emotionale Botschaften, damit eure Kolleg*innen ein Gespür für euch entwickeln können.
• Greeting-Monday und Creative-Friday: Labelt eure Wochentage, um bestimmte Schwerpunkte der Zusammenarbeit zu setzen.
• Sorgt für ein Tischnachbar*innen-Gefühl, indem ihr eure Webcam oder euer Mikrophon online schaltet.
• Stellt an der Kaffeemaschine auf allen Seiten eine Webcam auf, damit ihr euch beim Kaffee holen auch zufällig treffen könnt.
• Führt witzige Rituale (Crazy-Fotos schicken, not-job-related-questions, etc.) ein, bei denen ihr täglich kurz in Interaktion mit der ganzen Gruppe oder einzelnen Kolleg*innen seid.
• Großzügiger off-topic-Bereich zum Rumalbern für alle.
• Regelmäßige Clean-Air-Meetings und GfK-Runden für die Kommunikationshygiene.
• Baut ein Verständnis der unterschiedlichen Kulturen und Umfeldern auf: Jede*r arbeitet vielleicht zu anderen Bedingungen und Ressourcen. Macht das sichtbar!
• Und falls möglich: Trefft euch einmal im Quartal und unternehmt etwas zusammen. Macht einen Walk-and-Talk, etc. – je mehr gemeinsame Partizipations- und Sinnarbeit möglich wird, desto besser.

Wir müssen weiterlernen!

Remote-Work ist sehr populär und breitet sich kontinuierlich aus. Organisationen, die ähnlich dem Szenario 1 aufgestellt sind, haben den Vorteil, dass sie in schwierigen Phasen ihre Mitarbeiter*innen zusammenrufen und gemeinsam auf Herausforderungen durch eine gemeinsame Gestaltung von Lösungen vor Ort reagieren können.

Wer komplett verteilt arbeiten will, steht da vor anderen Herausforderungen, die ich in diesem Blog noch nicht bearbeiten konnte. Schwierige Gespräche werden durch digitale Kommunikationsformen nicht einfacher. Sie können Unsicherheiten und Missverständnisse verstärken Hier braucht es einen weiteren Erfahrungsaustausch, und individuelle Herangehensweisen, um diese Art von Konflikten angemessen zu bearbeiten.

Insgesamt betrachtet ist Remote-Work eine große Chance für uns alle, neue Ressourcen zu erschließen, über den Tellerrand zu schauen und in einer globalisierten Welt wirksam werden zu können. Der Austausch in sozialen Netzwerken zeigt, dass der Umgang mit verteilten Teams nicht trivial ist, das gemeinsame und vernetzte Lernen zu diesen und anderen Themen jedoch einen Blumenstrauß an Strategien und neuen Experimenten offenbaren kann. Haut also rein, probiert es aus und teilt eurer Wissen!

Vielen Dank nochmal an alle Impulsgeber*innen, der lieben Inga für den Diskussionsraum und meinen üblichen Sparringspartner*innen zu dem Thema!