Getting Things Done

Dir wächst mal wieder alles über den Kopf und du siehst kein Licht am Ende deiner Todo-Liste? Dann könnte dir Getting Things Done helfen: Das Zeitmanagement nach David Allen trainiert seine Nutzer*innen darin, sämtliche Aufgaben und Verpflichtungen innerhalb eines digitalen oder physischen Tools zu pflegen. Die Kategorisierung nach Projekten und Ressourcen hilft dabei, einen klareren Blick auf die nächsten und ersten Schritte einer Aufgabe zu gewinnen. Wie funktioniert das? Eine Schritt für Schritt Anleitung folgt 🙂 !

Schritt 1 – Braindump

• Lege für den Anfang die Überschrift „Eingangslisten“ mit zwei Spalten an: „Braindump privat“ und „Braindump beruflich“, die du für dein Brainstorming brauchst.
• Nimm dir jetzt 10 Minuten Zeit, alle Aufgaben aufzuschreiben, die dich aktuell beschäftigen oder beschäftigen werden. Benutze ein Trello-Board oder Post-it’s – für eine Tätigkeit jeweils eine Karte!
• Alles was in deinem Kopf ist, muss raus, auch wenn es unbedeutend erscheint – darum kümmern wir uns später.
• Fülle ab sofort deine Eingangslisten sobald eine neue Aufgabe in deinem Kopf erscheint. Das dauert keine 2 Minuten und dein Kopf ist wieder frei!
• Nimm dir zusätzlich einmal in der Woche Zeit, in Ruhe nachzudenken, ob deine Listen aktuell und vollständig sind.

Schritt 2 – Nächste-Aufgaben-Liste

• Füge nun rechts eine weitere Spalte mit der Überschrift „Nächste-Aufgaben-Liste“ hinzu.
• Prüfe, welche deiner Tätigkeiten auf den Zetteln innerhalb von 2 Minuten fertiggemacht werden könnten. Sei realistisch, du kennst deine aktuelle Situation am besten und kannst hier bestimmt einschätzen, was weniger als 2 Minuten in Anspruch nehmen wird.
• Fülle die Nächste-Aufgaben-Liste unpriorisiert mit allen Aufgaben, die deiner Meinung nach in weniger als 2 Minuten fertig werden können.

Schritt 3 – Projekt-Liste anlegen

• Einige deiner Aufgaben brauchen mehr als 2 Minuten, um fertig zu werden oder haben mehr als einen Handlungsschritt. David Allen spricht hier von „Projekten“, weshalb du eine neue Spalte namens Projekt-Liste rechts von den anderen Spalten ergänzen solltest.
• Im Grunde sollten alle übrigen Zettel und Aufgaben der Eingangslisten jetzt in diese Spalte gezogen werden, da sie länger als 2 Minuten brauchen, um fertig zu werden.
• Priorisiere nun deine Projekt-Liste: Was ist dringlich? Was ist wichtig? Was kostet dich mehr, wenn du es auf die lange Bank schiebst? Was bringt dir Gewinne, wenn du es schneller angehst? Bringe alles in eine Reihenfolge, die für dich Sinn macht. Ggf. nutze Informationen aus deinem Team oder deinen Kolleg*innen und gleiche die Priorität mit der eines Team-Boards ab.
• Vermeide eine zu große Abweichung von anderen dir bekannten Prioritäten, bei denen du mit anderen Menschen zusammen arbeitest und Abhängigkeiten bestehen.

Schritt 4 – Warte-Liste

• Lege nun rechts eine weitere Spalte namens „Warte-Liste“ an.
• Denke bitte darüber nach, ob du bestimmte Dinge gar nicht weiter bearbeiten kannst, weil du auf jemanden warten musst, bevor es los- oder weitergeht.
• Ziehe alle Aufgaben, egal ob in der „Nächste-Aufgaben-Liste“ oder in der „Projekt-Liste“ in die Spalte „Warte-Liste“.

Schritt 5 – Eines-Tages-Liste

• Lege nun rechts deine letzte Liste an: Die „Eines-Tages-Liste“.
• Welche Aufgaben in der Projekt-Liste sind zwar auf deinem Board, aber eigentlich unwichtig und eh
er ein Gedanke oder eine Idee, die aktuell niemand wirklich von dir umgesetzt sehen will? Ziehe all diese Aufgaben in die „Eines-Tages-Liste“.
• Wenn du richtig priorisiert hast, wirst du vor allem am unteren Ende deiner Projekt-Liste fündig werden.
• Ignoriere die „Nächste-Aufgaben-Liste“, denn es könnte sinnvoll sein, bis zu 2 Minuten, in deine Ideen zu investieren. Falls sich etwas als längere Aufgabe gestaltet, bewege die Aufgabe sofort in die „Projekt-“ oder „Eines-Tages-Liste“.
• Wenn du noch etwas Zeit hast, könntest du natürlich auch etwas fantasieren und dir Aufgaben für deine Zukunft ausdenken, die du in die „Eines-Tages-Liste“ schreiben möchtest.

Schritt 6 – Erste Schritte der Projekte als Aufgabe notieren

• Schaue dir dein erstes Projekt auf deiner „Projekt-Liste“ an und überlege, was die nächsten Schritte des Projektes sind.
• Schreibe je Schritt als Aufgabe eine Karte oder ein Post-it.
• Ziehe die Karten nun je nach geschätzter Dauer 2 Minuten) in die „Nächste-Aufgaben-“ oder unter das jeweilige Projekt in die „Projekt-Liste“.
• Falls sinnvoll, wiederhole diesen Schritt mit dem zweiten und dritten Projekt. Beachte aber, dass du nicht an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten kannst, da die Reibungsverluste sonst zu groß werden.
• Die Ausdifferenzierung kann jedoch helfen, um ggf. neu zu priorisieren.

Schritt 7 – Los geht’s!

• Arbeite deine „Nächste-Aufgaben-Liste“ ab. Da du maximal nur 2 Minuten je Aufgabe brauchst, wird das schnell gehen.
• Achtung: Braucht eine Aufgabe unerwartet länger, ziehe sie sofort in die Projekt-Liste an eine der Priorisierung entsprechend sinnvollen Stelle!
• Brauchst du eine Reaktion von jemandem oder tut sich eine Abhängigkeit auf, adressiere diese und schicke die Aufgabe in die „Warte-Liste“.
• Stellt sich etwas als unwichtig heraus, wirf die Karte in die „Eines-Tages-Liste“.

Schritt 8 – Durchatmen!

• Ist deine „Nächste-Aufgaben-Liste“ abgearbeitet, gönne dir erstmal eine Pause.
• Im Anschluss widme dich deinen längeren Aufgaben aus der „Projekt-Liste“.
• Folge hier immer dem gleichen Muster: Zunächst Priorisieren, dann Aufgaben und Unter-Projekte ausdifferenzieren und schließlich mit der obersten Karte anfangen.

Fazit

Ziel dieses Werkzeuges ist, dass du stets deinen Kopf für deine aktuell wichtigste Handlung frei hast und bewusst daran arbeitest, wann und wie du neue Impulse in dein Aufgabensystem aufnimmst. Lass dich also nicht von der Arbeit abhalten und wirf neue Gedanken oder Aufgaben in die geeignete Spalte, deines Systems. Viel Spaß dabei! Falls du Werkzeuge für die Teamarbeit brauchst, findest du diese hier.